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注意!员工垫资买办公用品报销被查!这些发票不能报销了..

发布日期:2022-09-01 15:52:26   浏览量 :1679
发布日期:2022-09-01 15:52:26  
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注意了!员工个人垫资购买办公用品再报销居然是不合规的?而且有企业被查了?到底是啥原因?费用报销需要注意哪些点?哪些发票不能报销?有哪些涉税点?


01
员工垫资采购再找公司报销,

居然被税局要求整改?



案情回顾:

深圳市地税局第三稽查局根据群众举报,对某微半导体公司2014—2015年度纳税情况进行立案稽查。经过检查发现其存在未按规定代扣代缴个人所得税行为,最终追补该公司应扣未扣个人所得税53554.62元,罚款26777.31元,共计80331.93元。


该公司由广州母公司出资成立,业务人员既有来自该公司,也有来自广州母公司。在工资薪金发放及个税代扣代缴时两家公司混杂在一起,经调查发现该公司部分员工既未在本公司也未在广州母公司代扣代缴个人所得税。


经检查稽查人员发现该公司有向个人账户转款打钱的情形,询问后得知因为企业规模较小,所以在办公用品采购时由个人使用私人账户购买,然后由个人报销,公司再将款项支付给个人,经过对银行资料对比证明了企业上述说法属实,但该做法既不合规,也带来了涉税风险,稽查人员已要求企业及时整改。


仔细看这个检查案例发现,事情的引子主要是企业未按规定代扣代缴个税。企业被要求整改有两个原因:

①该公司日常账务管理混乱,又发生了偷逃个税的事实,稽查局进而推断以后非常可能存在员工找票报销抵工资逃避个税的行为。


②稽查局之所以会对办公用品的事注意,大致可以推测出,涉及的金额应该不小,频次也不低,有违常理,毕竟哪家企业也不会频繁大量的购买办公用品啊。


02
个人垫资再报销,
这3个事项,一定要注意!


一、个人垫资费用不宜过大

个人垫资一般适用的是小批次零星购买,不签订采购合同的情形。若垫资费用过大,则难免让人质疑业务的真实性。员工不愿意垫付太大的费用、同时用企业公户给私户转钱,也存在风险。

只有8种情形公转私是合法的,报销办公用品不属于合规的情形。

①发放员工工资

②员工差旅费报销

③支付个人劳务报酬

④向自然人采购

⑤归还个人借款

⑥支付个人赔偿金

⑦股东利润分配

⑧个人独资企业利润分配

不合规:以上情况以外的均为不合规

实务中,个人垫资报销,小额的还好,如果是大额的,将面临账户被监察的风险。那什么样的金额算大呢?一般建议每次不要超过1000元。




二、对外采购垫资的人员不宜太多

正常情况下,一个公司负责采购的人员就那么几个,如果大家都垫资报销,就有发票抵薪的嫌疑。税务局可能就会稽查公司这些藏匿在发票后边的工资或福利费、要求补缴个税。




三、垫资的费用应该及时报销

企业如果经常报销前期的费用,一是不利于内部管理,二是会计数据的失真,三是会让税局质疑费用的真实性,是不是找票报销的?


开票报销对于咱们会计人员来讲那可是家常便饭,那对于报销发票,哪些不该报?应该注意哪些涉税风险?要想报销路上一顺到底?一起顺道学习吧~


03
注意!今天起,这五类发票不能报销


一、信息填写不全或错误的发票

①没有纳税人识别号的增值税普通发票,不能报销!自2017年7月1日起,购买方为企业的,取普票时,应向销售方提供纳税人识别号或统一社会信用代码。

②发票适用税率错误的,不能报销!

③没有编码简称或简称错误的发票,不能报销!

④备注栏未填写、填写项目不全或填写错误的发票不能报销!

发生下列业务,收到的发票必须填写备注栏,且备注栏信息必须正确。如收到租入不动产发票,不动产地址与实际地址不一致的,不得报销。

⑤收到附有清单的发票,如果清单不是从防伪税控系统开具打印,而是自行用A4纸打印的,不能报销。



二、与实际业务不吻合的发票

①发票开具商品统称,如办公用品、礼品、食品、家具等,没有具体明细不能报销。

②发票与实际业务不吻合,比如买的是香烟,开的却是办公用品,涉嫌虚开发票,不能报销。

没有发生实际交易,直接虚开发票,不能报销。




三、加盖发票专用章不规范的发票

盖章错误、模糊、或者未加盖发票专用章。如盖章错误(盖得财务章或是公章)、盖章模糊或未盖发票专用章等。不能报销!

②印有旧版发票监制章的出租车发票,不能报销!




四、收到第三方开具的发票

接受第三方发票,例如向A公司采购货物,通过A公司介绍,接受B公司开具的发票。经济交易过程中,不能保证资金流、票流和物流(劳务流)相互统一,则可能涉嫌虚开发票,若被税务部门认定为列支虚开发票,不能所得税税前扣除,不能增值税进项抵扣。




五、成品油发票的相关规定

没有“成品油”这三个字,不能报销

成品油发票“单位”栏“数量”栏填错,不能报销。发票“单位”栏应选择“吨”或“升”,“数量”栏为必填项且不为“0”

2018年3月1日起,成品油发票不是通过增值税发票管理新系统中成品油发票开具模块开具的,不能报销。



04

收藏!

20个发票涉税风险点

大数据下,企业数据信息透明化,尤其是金三、金四的存在更是让所有违法行为无所遁形,以下20个关于开发票的涉税风险点,一定要注意:

1.利用免征额临界点达到销售方虚开、购货方虚增成本费用,从而逃交增值税和企业所得税的目的。(小规模月15万元或季45万元的免征额)。

2.取得白条入账等以其他凭证代替发票使用。

3.未按照规定销售方随意作废开具的发票。

4.取得的发票一直未付款或者大额现金支付。

5.经常凌晨开具发票。

6.检查企业之间对开发票问题。

7.未按照规定开具合格的发票。

8.疫情期间免税发票开具错误的问题。

9.发票清单开具错误的问题。

10.金额顶格开票情况。

11.纳税人是否存在购销不匹配、进销项明显异常。

12.大额费用支出发票证据链不充分有可能带来没法税前扣除的风险。

13.在同一地址注册多家小规模纳税人来开具发票,同一IP地址对外开具发票,有虚开发票嫌疑。

14.开票金额快达到免征额临界点的时候经常出现作废发票现象,增值税普通发票作废比例异常。

15.新成立的小规模纳税人短期内开大额发票,而法定代表人或负责人年龄偏大,并没有经营能力甚至不具备生活能力等,有虚开发票嫌疑。

16.检查舍近求远开票,或者属于货物来源地预警风险。

17.取得税收洼地发票过多的风险。

18.农产品发票的风险。

19.检查自然人代开发票问题。从自然人处取得大量或大额代开普票风险指标。

20.特别提醒:取得“咨询费”“推广费”“会务费”“办公品”“食品”“材料”“配件”“日用品”“劳保品”等笼统项目的发票,应注意税前扣除的涉税风险。

- END -



费用报销
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